Microsoft Office 2010 vs Google Docs

Mỗi bộ phần mềm lại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Với đối tượng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tính năng của Office 2010 có những hữu dụng nhất định. Dưới đây là 6 lý do vì sao các doanh nghiệp nên chọn Office 2010.

  1. Khả năng tính toán siêu tốc và chương trình bảng tính phức hợp

Microsoft Excel 2010

Có nhiều ý kiến cho rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có nhiều nhu cầu về khả năng tính toán hay sử dụng các trình bảng tính phức hợp. Đây là một nhận định sai lầm. Các công việc như kế toán hay tài chính, bảo hiểm đều sử dụng rất nhiều đến các tính năng này.

Chart, Sparklines và Pivot Table của Office 2010 chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho những người làm việc liên quan đến vấn đề tài chính. Excel 2010 64-bit đồng thời cho phép người sử dụng tạo ra các bảng tính lớn hơn 2GB trong khi Excel 2007 32-bit giới hạn trong vòng 2GB đổ lại.

Sự khác biệt này chắc chắn mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Những tính năng này không có ở Google Docs. Đồng thời, Google Docs cũng giới hạn trình kẻ bảng ở mức 256 cột, 200.000 dòng hay 100 sheet.

2. Bảo mật dữ liệu


Đối với người sử dụng cá nhân, bảo mật dữ liệu không phải là hạng mục được quan tâm chú ý nhiều. Nhưng đối với các doanh nghiệp thì nó lại là một trong những danh mục được ưu tiên hàng đầu. Các chuẩn về bảo mật dữ liệu như PCI DSS (hệ thống an ninh bảo mật dữ liệu về thẻ tín dụng ) hay HIPAA (đạo luật bảo mật các thông tin y tế) đòi hỏi trình bảo mật dữ liệu có độ tin tưởng cao.

Google Apps có chứng nhận  SAS 70 Type II (chứng nhận kiểm toán tiêu chuẩn) tuy nhiên vẫn không phải là trình bảo mật phù hợp với yêu cầu của HIPAA hay PCI. SharePoint 2010 là giải pháp hợp lý hơn cả đối với các doanh nghiệp.

SharePoint cho phép người dùng chia sẻ thông tin qua mạng lưới intranet, extranet hay ra bên ngoài cho khách hàng, đối tác nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với các chuẩn bảo mật cần thiết.

3. Đồ họa và biên tập



Nếu công việc của bạn đòi hỏi một lượng lớn các bài thuyết trình đồ họa thì Office 2010 là một sự lựa chọn chính xác. Office 2010 có công cụ đồ họa mạnh hơn Google Docs. 

Office 2010 cho phép người dùng chỉnh sửa dữ  liệu về hình ảnh cũng như video và trình chiếu  cho người xem từ  xa thông qua trình duyệt Broadcast SlideShow – một trong những tính năng mới của PowerPoint 2010. Google Presentations với tính năng draw và diagram đã được nâng cấp nhưng vẫn chưa thể sánh được so với PowerPoint.

4. Ứng dụng Web/ Cơ sở dữ liệu


Nhu cầu về dữ liệu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ không quá phức tạp. Access 2010 là tính năng rất hữu dụng cho những cơ sở dữ liệu nhỏ như sổ địa chỉ, bộ sưu tập … Access 2010 còn hỗ trợ định dạng Web Publication cho phép xuất cơ sở dữ liệu sang Web qua các lệnh đơn giản.

5. Tính thông dụng


Nhìn chung, Office được coi là bộ phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất, đặc biệt là trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều này đồng nghĩa với việc nâng cấp từ Office 2007 lên Office 2010 không khiến người sử dụng gặp nhiều khó khăn.

Nếu các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng bộ phần mềm khác, ví dụ như Google Docs, rất có thể họ phải tốn một khoản chi phí không nhỏ để đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên của mình. Còn nếu sử dụng Office 2010, khoản chi trên là hoàn toàn không cần thiết.

6.  Tính hợp tác


Không thể phủ nhận rằng Google cung cấp môi trường hợp tác rất cởi mở. Tuy nhiên, điểm hạn chế của nó là do quá “mở” nên quản trị viên không thể kiểm soát được hết tất cả lượng thông tin, dữ liệu được thêm, bớt hay chia sẻ. Còn với Office 2010 và SharePoint 2010, admin có thể hợp tác kiểm soát và báo cáo về các hoạt động và thay đổi trong doanh nghiệp một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn.